Статьи хранения документов в архиве. Храним документы в организации правильно. Основные правила хранения архивных документов
23 августа 2016
Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.
Документы бухгалтерского учета
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ " ", далее - Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз ().
Он соответствует одной из приоритетных областей европейской междисциплинарной коммуникации, установленной Рекомендацией Совета о приоритетных мерах по расширению сотрудничества в области архивов в Европе: для обеспечения подлинности, долговременного сохранения и доступности электронных документов и архивов.
В технико-экономическом обосновании предусматривался пилотный проект по определению технологических возможностей процессов долговременного хранения электронных документов. В том же году было утверждено описание требований к спецификации электронного документа, подписанного электронной подписью, что создало предпосылки для легализации спецификаций электронных документов, подписанных электронной подписью.
При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений , Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон № 125-ФЗ).
Нюансы исчисления сроков хранения
Правила электронного документооборота устанавливают положения, согласно которым электронные документы, подготовленные предприятием, должны соответствовать требованиям спецификаций, одобренных или согласованных с главным архивистом Литвы, за исключением внутренних электронных документов предприятия, предназначенного для краткого хранения. В Правилах подробно излагаются средства сохранения электронных документов на предприятии, содержание электронного документа, доказательства действительности подписи электронного документа и другие аспекты.
В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения - 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других - большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.
Главная особенность электронных документов заключается в том, что эти документы должны быть созданы, переданы, использованы и сохранены посредством информационных технологий; это приводит к другим признакам, характерным только для электронных документов, которые отличают их от обычных документов. Из-за старения и переходности аппаратного и программного обеспечения миграция и преобразование электронных документов является предварительным условием для долгосрочного сохранения, поскольку срок хранения электронного документа может быть намного дольше, чем срок службы средств, которые он создал.
Например:
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
а) сводная годовая (консолидированная) - постоянно;
б) годовая - постоянно;
в) квартальная - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно);
г) месячная - 1 год (при отсутствии квартальных - постоянно); - налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
- декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 395 Перечня);
- налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
- первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
- переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
- реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
- документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
- документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
- акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).
Документы налогового учета
Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов ().
Документ был определен как информация, записанная в ходе деятельности юридического или физического лица, независимо от его режима, формы и среды. Это создало предпосылки для появления электронных документов и их сбора и хранения в качестве неотъемлемой части документального наследия Литвы.
Конкретные периоды для хранения документации
Электронный документ должен иметь все существенные и неотъемлемые элементы: контент, метаданные и электронные подписи. Содержание электронного документа является частью электронного документа, в котором информация предоставляется в текстовой, графической или другой форме.
Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость ( , ). указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) ( , от ). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.
Другой важной составляющей электронного документа являются метаданные, определенные как структурные данные, описывающие состав, окружение документа и особенности его управления в течение всего периода существования документа. Метаданные записываются отдельно от содержимого документа.
Учредительные документы, документы по регистрации, реорганизации и ликвидации
Электронная подпись должна использоваться для подтверждения юридической силы и подлинности электронного документа. Согласно Закону об электронной подписи электронные документы могут быть подписаны защищенной электронной подписью, созданной устройством создания защищенной подписи, и на основании квалифицированного сертификата или электронной подписи, которая не является квалифицированной электронной подписью.
Минфин России, разъясняя порядок применения , в указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в .);
Электронный документ, созданный или полученный в ходе деятельности организации или лица, является доказательством деятельности и, как таковой, должен оставаться надежным и достоверным, целостным и подходящим для использования на протяжении всего существования документа. Вышеуказанные качества документа неотделимы.
На протяжении всего времени работы электронного документа важно иметь возможность идентифицировать автора и время создания документа; доверять контенту как полностью и точно отражающему и подтверждающему деятельность учреждения и гарантировать достоверность информации, записанной в документе; для защиты от несанкционированных изменений; находить, представлять и понимать документ.
Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения .
Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений ( , ).
Спецификация электронных документов. Несколько государственных учреждений, включая Департамент архивов Литвы, были назначены для подготовки требований к спецификации. Спецификация электронного документа представляет собой документ, описывающий технические свойства, характеристики и функции электронного документа, подписанного электронной подписью, и устанавливает требования для обеспечения совместимости различных программных инструментов и других требований. Он определяет три требуемые части электронного документа: структуру содержимого, метаданные и электронные подписи, хранящиеся в пакете электронного документа.
Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды
Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).
Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, "отданное" под архив).
Описание требований к спецификации электронного документа, подписанного действующей электронной подписью, устанавливает минимальные требования к электронным документам, эквивалентным только письменным документам. В настоящее время он наиболее широко используется в государственных учреждениях Литвы. Чтобы обеспечить совместимость электронных документов, спецификация была подготовлена на основе стандартов и рекомендаций открытого формата и электронной подписи.
После того, как вступили в силу описание требований к спецификации электронного документа, подписанного электронной подписью, были подготовлены другие спецификации электронных документов, подписанных электронной подписью, которые в настоящее время используются в специальных видах деятельности государственных учреждений. Это Спецификация документа, подписанного электронной подписью в электронной системе обслуживания для резидентов, используемых в деятельности Правления Фонда государственного социального страхования и Спецификация электронного документа, подписанного электронной подписью и прочитанного компьютером, используемого в деятельности Государственного налога Инспекция при Министерстве финансов.
Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике ( и п. 4 ПБУ 1/2008 " " (далее - ПБУ 1/2008)).
Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.
Рассматриваются также возможности легализации спецификаций электронных документов, не эквивалентных письменным документам. Совместимость электронных документов, созданных в соответствии со спецификациями, позволяет переносить электронный документ, созданный в одной системе, в любую другую систему и проверять подлинность и пригодность электронного документа для долгосрочного хранения, если он включен в функции систем.
Управление электронными документами на протяжении всего периода их существования должно осуществляться в электронной системе управления документами, соответствующей требованиям, применяемым для управления электронными документами, установленными законодательством.
Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры ( , ).
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел ().
Электронные документы, созданные и полученные учреждением и связанные с деятельностью учреждения, должны быть зарегистрированы в системе для обоснования их формальности и обеспечения возможностей поиска и доступа. Электронные документы, созданные или полученные учреждением и зарегистрированные в системе электронного документооборота, должны быть систематизированы в соответствии с планом документации учреждения. Электронные файлы создаются из электронных документов, созданных или полученных организацией.
Чтобы сохранить электронные документы, они должны периодически «обновляться», то есть переноситься на новые технические носители и, при необходимости, переноситься в новые форматы, соответствующие требованиям самого последнего программного обеспечения.
Лазукова Екатерина , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
За время своей хозяйственной деятельности предприятие или компания обрастает целым архивом бумаг, важных и не очень. Такие деловые документы как переписка с партнерами или согласование несущественных вопросов о сотрудниках, компаньонах, или поздравления с праздниками особой важности не имеют.
В отношении вышеизложенного применимые правила электронного документооборота предусматривают возможные действия по сохранению электронных документов в учреждении и порядок сохранения содержания электронного документа и доказательств действительности электронной подписи документа.
После истечения установленного минимального периода хранения электронных файлов проводится экспертиза электронных документов и принимается решение относительно дальнейшего хранения или удаления. Электронные документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота учреждения, не могут быть удалены до принятия решения об удалении электронных документов.
Те из них, которые касаются начисления зарплаты, отчислений в фонды, федеральные или местные, приказы и распоряжения, касающиеся назначений и увольнений, относятся к категории тех, которые обязаны иметь сроки хранения документов в организации. Сроки эти определяются законом и внутренними приказами министерства финансов РФ. В данном случае, № 105 от 29.07.1983.
Передача электронных документов в государственные архивы означает не только физическую передачу электронного документа из одного учреждения в другое, но и передачу ответственности за хранение, наблюдение и использование документов. В настоящих Правилах устанавливается структура трансфертного пакета, порядок и действия по координации передачи, передача и прием электронных документов в государственных архивах, а также средства передачи электронных документов в государственные архивы.
Электронные документы должны быть переданы в государственные архивы в течение 5 лет с года заполнения электронных файлов и должны соответствовать требованиям спецификаций, одобренных или согласованных с Главным архивистом Литвы. Электронные документы могут быть переданы с помощью следующих средств: через пользовательский интерфейс Электронной информационной системы архива, через систему электронного документооборота учреждения, которая совместима с информационной системой или путем записи в одноразовых оптических носителях.
Как осуществляется учет поступления и хранения материалов, их движение, перечень работ по проверке, инвентаризации, отражение на бухгалтерских счетах, документов в организации? Все действия должны иметь одно основание: распоряжение руководителя, который основывается на законном документообороте.
Тут сложно что-либо выдумать, да и не нужно, так как существует закон, который нужно исполнять. Принцип ответственности достаточно прост: кто подписал распоряжение, тот и несет ответственность за его исполнение.
Для акционерных обществ — особые правила
Возможность использования электронных документов в течение длительного или неограниченного периода времени будет обеспечиваться путем преобразования их содержания в формат долгосрочного хранения, который будет периодически пересматриваться и обновляться в будущем. Электронные документы будут физически храниться в двух географически удаленных электронных архивных центрах данных. В будущем планируется создание резервных копий информации активного центра обработки данных в резервном центре обработки данных, носителях данных и возможности переключения работы системы в случае отказа одного центра обработки данных.
Хранение, архивирование и условия
Вся подотчетная документация должна подшиваться в соответствии со сроками ее создания. За квартал или за год, что зависит от количества и объема. Небольшое предприятие способно подшить сразу несколько архивов за год, тогда как «толстым» компаниям трудно разместить документы за квартал в одном шкафу.
I и IV разделы
Функции модулей делятся на следующие подсистемы: публичное внутреннее и хранилище. Поддержка репозиториев метаданных. В течение заданного времени или по требованию проводится повторная проверка подлинности определенных групп документов или отдельных документов, а также их архивная проверка.
В течение определенного времени или по требованию осуществляется повторное преобразование содержимого групп документов или отдельных документов в новые форматы. Во время всего процесса хранения выполняется резервное копирование данных. Периодически или по требованию выполняется тестовое сканирование документов на носителе данных, целью которого является раннее обнаружение неисправности носителя или оборудования, проверка подлинности электронных документов; в хранилище, проверка электронной подписи на дату истечения срока их действия, а также другие методы и процедуры хранения.
Архив создается непосредственно в организации, и его создание, а также сроки хранения документов в организации должны быть подкреплены распоряжением руководителя об условиях и порядке его создания. Это положение, разработанное руководством, и становится основой ведения архива. Положение согласовывается с правилами работы Росархива и если не следует за ними по всем пунктам, то должно соответствовать их основным принципиальным пунктам.
Основные параметры ведения, передачи, регламента работы архива и прочие важные условия должны быть соблюдены. Ответственность за это лежит на руководителе. Всем ясно, почему необходимо соблюсти правила хранения документов и не допустить их пропажи или порчи. В случае проверок, спорных моментов между организацией и налоговыми и иными органами, в случае обращения работников за необходимо будет обратиться к документам из архива.
Если не сама организация, то архив может выдать подобного рода документы и справки, чтобы избежать непроясненных моментов. Когда соблюдены сроки хранения документов в организации, тогда и человек может спокойно обратиться за справкой, выходя на пенсию.
документов в организации
Существует понятие строгой отчетности документооборота. К ним относятся в основном такие документы, которые касаются бухгалтерской отчетности и формирования Эти документы подшиваются в обязательном порядке. Сроки хранения документов на предприятии, так же как и в организации (компании), регламентируются одинаково.
Конкретный срок хранения непосредственно того или иного документа указан в Перечне типовых документов (управленческих), где также имеются определенные сроки их хранения. Есть ряд других нормативных распоряжений и актов, отражающих срок хранения деловой документации. Указывать конкретный срок хранения для каждого документа в рамках одной статьи не представляется возможным. Но при необходимости можно открыть Перечень и взять оттуда всю необходимую информацию. Можно лишь сказать, что минимальный срок хранения документов - 5 лет, а максимальный - 70.
в архиве
Когда организация, компания или предприятие заканчивает свою деятельность, а затем и прекращает ее, то весь документооборот подвергается сортировке. Ненужные документы могут иметь любую судьбу, на усмотрение руководства. Документы, у которых срок хранения от 5 до 70 лет, должны быть направлены в архив (столько они и хранятся) или могут поступить на хранение к правопреемнику. Документы должны быть подшиты, пронумерованы, разобраны на принадлежность отделу или структурному подразделению, переплетены в соответствии с хронологией. должен содержать сведения с описью, а папки отвечать основным требованиям:
- Листов в папке не более 250 штук.
- Толщина папки не более 40мм.
- Опись содержащихся документов в папке.
При отправке документов в архив составляется договор о передаче, а также составляется опись всех поступивших документов в двух экземплярах, один из которых остается в организации (у правопреемника) или у лица, заинтересованного в его сохранении. Оба экземпляра должны содержать сведения о передаче документов в архив, иметь подпись ответственного лица, принявшего документы и печать учреждения.
